招標(biāo)代理工作中注意事項
一、簽訂招標(biāo)代理合同應(yīng)注意的問題是什么?
1、明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。
2、代理合同的期限(開始,完成、變更、終止時間)。
3、明確招標(biāo)人委托范圍內(nèi)的全部工作內(nèi)容、范圍、權(quán)限。
4、在委托范圍內(nèi)辦理招標(biāo)事宜,并遵守關(guān)于招標(biāo)人的規(guī)定。
5、確定服務(wù)的團隊人員、人員更換約定
6確定服務(wù)費用的標(biāo)準(zhǔn)和支付(支付時間、支付貨幣、支付方式),同時應(yīng)當(dāng)明確招標(biāo)代理服務(wù)中發(fā)生的各項相關(guān)費用的承擔(dān)者和支付方式。
7、合同的變更、解除、違約責(zé)任以及合同履行期間發(fā)生爭議的解決(爭議的友好協(xié)商、仲裁)方法。
二、確定招標(biāo)的基本條件注意事項簽訂代理合同后并報有關(guān)行政監(jiān)督部門備案。
代理合同簽訂完成后,為維護招標(biāo)投標(biāo)市場秩序,保護招標(biāo)投標(biāo)當(dāng)事人的合法權(quán)益,提高招投標(biāo)的成效,還應(yīng)該落實招標(biāo)的基本條件、編制招標(biāo)方案。
1、項目招標(biāo)人應(yīng)符合相應(yīng)的資格條件
2、編制招標(biāo)方案,確定招標(biāo)內(nèi)容范圍、招標(biāo)方式、標(biāo)段劃分、合同類型、投標(biāo)人資格條件、招標(biāo)工作目標(biāo)、順序、和計劃,分解招標(biāo)工作內(nèi)容。
3、根據(jù)項目本身的性質(zhì)、特點應(yīng)滿足項目招標(biāo)和組織實施的資金、技術(shù)條件、管理機構(gòu)和力量,項目實施計劃和法律法規(guī)規(guī)定的其他條件。
4、項目招標(biāo)的內(nèi)容、范圍、條件、招標(biāo)方式和組織形式已經(jīng)向有關(guān)審批部門和招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督部門核準(zhǔn),并完成法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的項目計劃、審批、核準(zhǔn)或備案等實施方案。
三、編制招標(biāo)文件注意的事項
A:招標(biāo)文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容:
1、招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書
2、投標(biāo)人須知前附表和投標(biāo)人須知;
3、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和評標(biāo)辦法
4、技術(shù)條款(含技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、使用要求以及圖紙等)
5、合同協(xié)議條款及格式;
6、投標(biāo)文件參考格式:
7、附件與其他要求投標(biāo)人提供的材料
B:依法編制招標(biāo)文件,應(yīng)體現(xiàn)工程建設(shè)項目的特點和要求。
編制招標(biāo)文件時,必須認真研究有關(guān)本項目資料,與招標(biāo)人充分溝通,了解招標(biāo)項目特點與需求,包括概況、性質(zhì)、審批或核準(zhǔn)情況、標(biāo)段劃分、資格審查方式、評標(biāo)辦法、承發(fā)包模式、合同計價類型、進度、質(zhì)量等要求,并充分反映在招標(biāo)文件中。
C:合理劃分標(biāo)段和標(biāo)包
依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)等,招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)合理劃分標(biāo)段、確定工期,在招標(biāo)文件上載明,對工程技術(shù)緊密相連、不可分割的單位工程不得分割標(biāo)段,招標(biāo)人不得以不合理的工期或者標(biāo)段限制或者排斥潛在投標(biāo)人或者投標(biāo)人。
D:招標(biāo)文件必須明確投標(biāo)人實質(zhì)性響應(yīng)的內(nèi)容
招標(biāo)文件中必須包括項目的技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、對投標(biāo)人資格審查標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報價要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)段工期、質(zhì)量和擬簽訂合同的主要條款等實質(zhì)性要求和條件。同時還應(yīng)該注意以下實質(zhì)性要求:
(1)明確規(guī)定投標(biāo)保證金的金額、方式和交納方法。
(2)明確規(guī)定投標(biāo)有效期和出現(xiàn)特殊情況的處理辦法。
(3)明確規(guī)定貨物交貨和提供服務(wù)的時間
(4)明確規(guī)定是否允許價格調(diào)整和調(diào)整的方法
(5)明確規(guī)定是否要求提供備選方案和備選方案的評審方法
(6)明確規(guī)定是否對主體、非關(guān)鍵性工作或者貨物進行分包及相應(yīng)要求。
(7)明確是否接受聯(lián)合體投標(biāo)及相應(yīng)要求。
(8)采用工程量清單招標(biāo)的,應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定提供工程量清單及相應(yīng)要求。
(9)明確規(guī)定各項技術(shù)規(guī)格是否符合國家技術(shù)法規(guī)的規(guī)定。
(10)明確規(guī)定對投標(biāo)文件的簽署及密封要求等。
E防范招標(biāo)文件中的違法、歧視性條款。
F招標(biāo)文件的格式和合同條款的規(guī)范一致。
G明確投標(biāo)人是否可以提交投標(biāo)備選方案以及對備選投標(biāo)方案的處理辦法。
H招標(biāo)文件語言要規(guī)范、簡練
I招標(biāo)代理費、交易服務(wù)費、場地使用費的收費標(biāo)準(zhǔn)、收費方式(如果有)
四、審核招標(biāo)文件注意事項
審核人應(yīng)對招標(biāo)文件逐頁逐條進行閱讀檢查,特別應(yīng)注意以下內(nèi)容
(1)招標(biāo)范圍在招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知表、合同條款、投標(biāo)文件格式前后保持一致。
(2)投標(biāo)人資格的要求在整個招標(biāo)文件中必須一致,不能出現(xiàn)前后矛盾
(3)投標(biāo)保證金遞交方式、時間、形式、金額在招標(biāo)文件中前后一致
(4)購買招標(biāo)文件時間、投標(biāo)文件遞交截至?xí)r間、開標(biāo)時間、招標(biāo)文件的澄清、答疑時間是否符合法律、法規(guī)的要求
(5)履約擔(dān)保的形式、擔(dān)保金額、格式。
(6)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、方法對投標(biāo)人資格的要求是否與招標(biāo)文件中規(guī)定的一致,尤其注意對投標(biāo)人資格審查的強制性標(biāo)準(zhǔn)是否出現(xiàn)遺漏。
(7)授標(biāo)原則的確定,是否合理,是否會出現(xiàn)異議。
(8)合同條款中對工程的質(zhì)量、工期、預(yù)付款、質(zhì)量保證金、工程進度款(支付方式、時間),提前交工獎勵措施、違約處罰等是否與招標(biāo)人要求一致且符合法律法規(guī)規(guī)定。
五、發(fā)售招標(biāo)文件、圖紙、補遺及澄清注意事項
1、核查前來購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人,所遞交資質(zhì)證書等相關(guān)證明材料是否齊全、有效;是否滿足招標(biāo)文件的要求。
2、填寫購買招標(biāo)文件登記表,單位欄必須是招標(biāo)人全稱,聯(lián)系人、聯(lián)系方式、傳真號碼等信息登記完整、清晰可辨。
3、審查完購買招標(biāo)文件投標(biāo)人遞交資料后,進行登記,交納購買招標(biāo)文件費用、隨后將所有招標(biāo)文件(技術(shù)規(guī)范、圖紙)當(dāng)面點清交與購買人。
4、招標(biāo)文件必須按照購買人到達出售現(xiàn)場先后順序進行出售。
六、投標(biāo)前,組織踏勘現(xiàn)場、標(biāo)前會議
1、應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的踏勘現(xiàn)場時間前一天通知所有購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人,集合時間、地點、踏勘天數(shù)等提醒事項(本條適用只進行現(xiàn)場踏勘)
2、確定踏勘現(xiàn)場參與人員(招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)、設(shè)計人員、各投標(biāo)人)
3、制定踏勘現(xiàn)場注意事項、留好各負責(zé)人的聯(lián)系方式、書面質(zhì)疑提交時間。
4、組織標(biāo)前會議,制定會議簽到、發(fā)放會議綱要,由業(yè)主和設(shè)計單位對項目情況進行介紹,對投標(biāo)人提出的相關(guān)問題和答疑情況做好會議紀要。
七、交納投標(biāo)保證金
1、與公司財務(wù)人員聯(lián)系,告知項目名稱、交納方式、時間、金額、人員安排。
2、開具投標(biāo)保證金交納單(本條使用現(xiàn)金交納)
3、開標(biāo)前與財務(wù)人員聯(lián)系,整理投標(biāo)保證金交納情況,制定交納單位統(tǒng)計表格等。
八、準(zhǔn)備評標(biāo)工具、評標(biāo)表格、預(yù)支評標(biāo)費、聯(lián)系評標(biāo)專家
1、開標(biāo)前一天,應(yīng)準(zhǔn)備開標(biāo)所用物品、布置會場。
必備物品:
①打印機(數(shù)據(jù)線、電源線)、A4白紙、記號筆、美工刀、中性筆、鉛筆、夾子(大、?。?、捆扎繩、計算器、訂書機、釘書針、檔案袋、透明膠、投影儀、信封、插板、乒乓球、抽標(biāo)箱、熒光筆、橡皮、墨盒;
②招標(biāo)文件、補遺文件、技術(shù)規(guī)范、清單、批文、范本、圖紙、評標(biāo)費;
③所有參加開標(biāo)、評標(biāo)人員一律著工裝。
④橫幅、桌簽、礦泉水
2、評標(biāo)表格按照評標(biāo)報告后附表的內(nèi)容制定,且保持一致。內(nèi)容按照評標(biāo)方法的要求進行摘錄。
3、在開標(biāo)前一天,聯(lián)系專家,確定專家人員到達評標(biāo)現(xiàn)場時間,接送專家車輛和人員。
4、開標(biāo)時間提前三個工作日,向公司財務(wù)申請所需公證費、評標(biāo)費。
5、確定開標(biāo)、評標(biāo)人員
6、開標(biāo)時間提前三個工作日,與公證人員聯(lián)系。確定開標(biāo)到場時間。
九、開標(biāo)、評標(biāo)、接送專家注意事項
1、開標(biāo)前注意標(biāo)書接收人員的安排(接收標(biāo)書并編號人員、核驗保證金收據(jù)、通知投標(biāo)人繳納場地費人員、檢查密封并擺放標(biāo)書人員)。
2、遞交標(biāo)書的投標(biāo)人代表必須按標(biāo)段在遞交標(biāo)書登記表上登記。接收標(biāo)書人員一定要仔細核對標(biāo)段后對標(biāo)書進行外封套編號。
3、開標(biāo)前10分鐘,接收標(biāo)書人員將實際接收的標(biāo)書與投標(biāo)文件遞交登記表進行核對(數(shù)量、標(biāo)段號),隨后進行匯總統(tǒng)計,報公證人員。
4、開標(biāo)時,注意人員分工、唱標(biāo)人、核對評標(biāo)基準(zhǔn)價和電子投影人員、拆封投標(biāo)文件人員(負責(zé)封面與投標(biāo)文件編號一致);負責(zé)正本編號人員、負責(zé)擺放副本編號人員、整理拆封后的投標(biāo)文件正、副本人員;劃價人員。
5、清標(biāo)按投標(biāo)單位進行清查,組長負責(zé)本組清標(biāo)外聯(lián)、協(xié)調(diào)、匯報工作,清標(biāo)結(jié)果的匯總、統(tǒng)一表述語言,各人匯總完畢后交相關(guān)人員匯總。
6、清標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一,工作認真負責(zé),按照招標(biāo)文件評標(biāo)辦法進行清查。個人清查完成后,兩人一組對照交叉復(fù)核。
7、專人負責(zé)評標(biāo)報告編制并按專家討論意見進行修改。報告打印后交由評標(biāo)專家簽字核實,核對評標(biāo)專家簽字情況以及報告、表格數(shù)量及完整性,仔細核對,避免專家漏簽。
8、清標(biāo)時原則上個人負責(zé)清查問題的解釋,如不在場則由交叉復(fù)核人員負責(zé)清標(biāo)問題的解釋工作。
十、參加定標(biāo)會,發(fā)放定標(biāo)費。同時中標(biāo)結(jié)果應(yīng)當(dāng)在相關(guān)監(jiān)督部門網(wǎng)站進行公示或者公告,公示期必須符合法律法規(guī)規(guī)定(7天)
十一、起草施工合同、監(jiān)理合同、中標(biāo)通知書(中標(biāo)通知書所列內(nèi)容必須與投標(biāo)文件正本上一致)、招標(biāo)代理費的致函。
十二、參與合同談判,做好合同談判會議記錄,發(fā)出中標(biāo)通知書
十、發(fā)放中標(biāo)通知書注意事項
1、中標(biāo)通知書所列內(nèi)容必須與投標(biāo)文件正本上一致。
2、中標(biāo)結(jié)果應(yīng)當(dāng)在相關(guān)監(jiān)督部門網(wǎng)站進行公示或者公告,公示期必須符合法律法規(guī)規(guī)定。
3、在公示期結(jié)束后,向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書,告知中標(biāo)人中標(biāo)結(jié)果,同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。
十一、收取招標(biāo)代理費注意事項
1、按照中標(biāo)金額、招標(biāo)文件規(guī)定的代理費計費標(biāo)準(zhǔn),計算相應(yīng)的招標(biāo)代理費和交易服務(wù)費
2、向中標(biāo)單位發(fā)出代理費、交易服務(wù)費致函,注意跟蹤催促。
3、向財務(wù)部門遞交項目的中標(biāo)單位,代理費金額一覽表。
十二、落實退還投標(biāo)保證金注意事項
1、落實中標(biāo)人是否提交履約擔(dān)保,協(xié)助招標(biāo)人簽訂合同。
2、在簽訂合同后,通知所有投標(biāo)人,退還投標(biāo)保證金。
3、告知投標(biāo)人退還投標(biāo)保證金時所攜帶材料。
4、與財務(wù)部溝通,約定退還保證金時間和人員。
十三、整理資料,向有關(guān)部門移交注意事項
1、從簽訂代理合同開始,注意整理相關(guān)資料。
2、在完成代理合同時,整理本次代理合同范圍內(nèi)所以資料,移交招標(biāo)人。主要包括但不限于以下內(nèi)容:
(1)代理合同
(2)招標(biāo)文件
(3)媒體發(fā)布的招標(biāo)公告
(4)補遺文件
(5)圖紙
(6)技術(shù)規(guī)范
(7)清單
(8)評標(biāo)報告
(9)公證書
(10)中標(biāo)通知書
(11)中標(biāo)結(jié)果公示函
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