招標(biāo)代理機構(gòu)“四步驟”,教你做好招投標(biāo)工作
很多朋友抱怨招投標(biāo)工作很繁瑣,準備那么久但還是容易出岔子,作為專業(yè)的招標(biāo)代理機構(gòu),小億今天分享招投標(biāo)工作的“四步驟”,共同交流學(xué)習(xí)。
一、招標(biāo)前的準備工作
1、招標(biāo)前要做好招投標(biāo)工作最重要就是搞清楚誰在招,怎么招,誰來投,投什么。要做到心里有數(shù)并做到仔細理解招投標(biāo)文件,緊跟招投標(biāo)流程,關(guān)注每個環(huán)節(jié),注意信息收集,因招投標(biāo)主體而異隨著招投標(biāo)的流程開展工作。
2、準備充分,參與招投標(biāo)的人員要充分認識到個人的責(zé)任與企業(yè)的利益密切相關(guān),自己所做選擇的正確與否對公司的設(shè)備、工程質(zhì)量、成本等影響極大。要充分認識到招投標(biāo)工作的嚴肅性,嚴格按照規(guī)定和流程、手續(xù)進行。各級參與人員特別是非專業(yè)人員要充分發(fā)揮應(yīng)有作用。對投標(biāo)廠家的資質(zhì)、能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等要了解細致、全面,確保所選擇廠家的代表性。提前明確招投標(biāo)的內(nèi)容和要求,做好各方面的準備,并做到廠家與招標(biāo)單位的相互信任。需與其他單位、分公司溝通的要及時聯(lián)系。
3、溝通順暢,在內(nèi)部要提前通知,使招投標(biāo)小組的成員能及時了解招投標(biāo)的要求、內(nèi)容、標(biāo)準等;投標(biāo)方的資料要保證小組成員能及時看到和熟悉,并在每次評標(biāo)前做到評標(biāo)人員合理分工,進行相關(guān)內(nèi)容的匯總、把關(guān)。
4、標(biāo)書完善,規(guī)范招投標(biāo)文本,標(biāo)書內(nèi)容要詳盡,關(guān)鍵性的內(nèi)容要明確列出,如工程總量、設(shè)備需求總量、設(shè)備要達到的國際和國內(nèi)標(biāo)準、質(zhì)量保證措施、付款要求、評標(biāo)標(biāo)準等,做到內(nèi)容標(biāo)準統(tǒng)一,使投標(biāo)方具有操作性,并便于招標(biāo)人員開展工作。
5、項目招標(biāo)委員會的組成及招投標(biāo)小組的能力要提高,招標(biāo)委員會應(yīng)由聘請工程、商務(wù)、外匯、法律等各有關(guān)方面的專家組成,負責(zé)解決項目招標(biāo)中所遇到的各種問題,并具體指導(dǎo)招標(biāo)工作。專業(yè)人員要對非專業(yè)人員進行通信專業(yè)知識的培訓(xùn),以使其了解必要的專業(yè)知識;法律人員要對專業(yè)人員進行法律、規(guī)定、流程方面的培訓(xùn),財務(wù)、審計人員要對專業(yè)人員進行財務(wù)規(guī)定等方面的培訓(xùn),做到專業(yè)人員與非專業(yè)人員相互補充,共同提高能力與水平。
二、招標(biāo)階段
1、招標(biāo)公告的刊登,在進行招標(biāo)前,應(yīng)在國內(nèi)外有影響的報刊上發(fā)布招標(biāo)公告。它包括招標(biāo)通知和招標(biāo)廣告兩個部分。招標(biāo)通知是指分別送給與項目有關(guān)的與所在國建立了外交和商務(wù)關(guān)系的各國有關(guān)部門的書面通知。招標(biāo)廣告是指在國內(nèi)外有影響的報刊上所刊登的招標(biāo)廣告。通知和廣告的內(nèi)容應(yīng)包括:項目名稱、項目地點、項目內(nèi)容概況、工程范圍、索取招標(biāo)文件的日期、地址及截止日期、招標(biāo)條件、價格以及有關(guān)事項的咨詢單位等。
2、資格預(yù)審,資格預(yù)審是指對愿意承擔(dān)招標(biāo)項目的投標(biāo)人進行的財務(wù)狀況、技術(shù)能力、資信等方面的預(yù)先審查。目的是選擇確有承包能力的投標(biāo)人。以免一些不符合要求的廠家也前來投標(biāo),造成不必要的工作量和工作難度。
3、制定標(biāo)底,招標(biāo)委員會刊登招標(biāo)廣告后,即應(yīng)準備合同價格,通過項目概算,確定合同的價格水平,亦稱為"標(biāo)底",是招標(biāo)委員會掌握的底牌,是絕對保密的。
4、公開招標(biāo),公開招標(biāo)是指招標(biāo)委員會通知取得投標(biāo)資格的投標(biāo)人或刊登廣告知悉投標(biāo)人索取或購買招標(biāo)文件,邀請其前來投標(biāo)的招標(biāo)環(huán)節(jié)。
5、開標(biāo),開標(biāo)是指招標(biāo)委員會在規(guī)定的日期、時間和地點,將截止日期前收到的全部投標(biāo)文件,在所有投標(biāo)人或其代表在場的情況下,當(dāng)場拆封投標(biāo)文件,并公開宣讀各投標(biāo)人的投標(biāo)條件,以使全體投標(biāo)人了解各家的標(biāo)價,這種程序即為開標(biāo)。開標(biāo)環(huán)節(jié)做到“三開”、“三不開”,即準備工作好了開,做不好不開;招標(biāo)人員到齊了開,到不齊不開;監(jiān)督人員在場開,不在場不開。
6、評標(biāo)與決標(biāo),開標(biāo)以后即轉(zhuǎn)入評標(biāo)階段。招標(biāo)委員會將投標(biāo)文件的標(biāo)價,及其它條件一一匯集列表,選取其中報價最低的四、五份投標(biāo)文件,進行審查、鑒別、比較,直至決定中標(biāo)單位,這一階段,是在秘密條件下進行的。
在評標(biāo)環(huán)節(jié)做到“四多”、“一少”,即多看、多聽、多問、多記,少議。多看,就是對招投標(biāo)文件、資料認真看,更加深入地了解投標(biāo)單位的情況;多聽,就是多聽其他成員的發(fā)言和詢問,做到心中有數(shù);多問,就是對不清楚的地方多詢問,以掌握更多的信息;多記,就是將關(guān)鍵的內(nèi)容記錄,以便投票時有根有據(jù);少議,就是少發(fā)表議論,以免影響其他人的意見。在開標(biāo)評標(biāo)時要做到詢問問題的一致性,打分時做到公正、合理。評標(biāo)時,要按照評標(biāo)標(biāo)準逐項進行,填寫選擇或不選擇的理由要充分。另外,招標(biāo)人員在評標(biāo)時要進行必要的表格匯總,具體人員的意見要有相關(guān)記錄并存檔。
決標(biāo)是根據(jù)評標(biāo)報告及其推薦意見為依據(jù),由招標(biāo)委員會決定中標(biāo)人,同時向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書的環(huán)節(jié),對未中標(biāo)的人一般可不通知,或只簡單通知××承包人中標(biāo)即可。
三、招投標(biāo)后期
1、簽訂合同,中標(biāo)人在接到正式的"中標(biāo)通知書"后,即應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與工程業(yè)主簽訂工程承包合同。合同先由一方起草,并在該草稿基礎(chǔ)上進行磋商,達成一致諒解后簽訂。
2、處理好質(zhì)量、價格及與以往合作廠家的關(guān)系處理好質(zhì)量、價格、服務(wù)、工期的關(guān)系,以使所選擇廠家能夠最大限度地滿足招標(biāo)方的要求。還要處理好與原合作廠家的關(guān)系。以往合作過的廠家,招標(biāo)方對其質(zhì)量、服務(wù)水平等比較熟悉,這是其競爭的優(yōu)勢。但這些廠家不能因此而提高價格,價高而再次入選會助長其優(yōu)勢意識,對以后的招投標(biāo)不利。所以,對于新的廠家,價格略低而服務(wù)、質(zhì)量又有保證的,為引入競爭可以分批量逐步引入。
3、做好以往招投標(biāo)的統(tǒng)計分析,應(yīng)通過對以往招投標(biāo)結(jié)果的匯總和統(tǒng)計,做好價格、質(zhì)量的預(yù)測,必要時做好標(biāo)底。不能越招標(biāo),服務(wù)與價格越高,成本越大。要通過統(tǒng)計與分析,積累經(jīng)驗,在以后的招投標(biāo)中做到什么樣的廠家可以投什么樣的標(biāo),什么樣的產(chǎn)品在什么價格區(qū)間合理,做到心中有數(shù)。
四、關(guān)于招投標(biāo)工作中的檢查和保密
1、強化招投標(biāo)工作的監(jiān)督檢查機制,充分發(fā)揮非專業(yè)人員的作用,法律、財務(wù)、審計人員要層層把關(guān);招投標(biāo)的各個環(huán)節(jié),紀檢監(jiān)察人員要全程參與監(jiān)督;投票統(tǒng)計中,要做到一人統(tǒng)計一人核查。另外,招投標(biāo)人員要簽訂履行廉潔勤政責(zé)任書,防患于未然。
2、做好招標(biāo)投標(biāo)保密工作,在招標(biāo)采購過程中有很多信息是需要在一定時段內(nèi)甚至要長期保密的,包括潛在投標(biāo)供應(yīng)商的名單、評標(biāo)委員會成員名單、標(biāo)底、供應(yīng)商的商業(yè)秘密等。如果保密工作做得不到位,勢必影響招標(biāo)采購結(jié)果的公平。
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